Wspólnoty mieszkaniowe

Proponowane obowiązki Zarządcy wobec Wspólnoty Mieszkaniowej w zakresie:
  • Obsługi eksploatacyjnej:
    • prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali i ich właścicieli w rozbiciu na:
      • numer lokalu i jego powierzchnię użytkową,
      • opis pomieszczeń przynależnych do lokalu,
      • imię i nazwisko (firma przedsiębiorcy) właściciela lokalu oraz telefony (fax) kontaktowe i/lub adres e-mailowy właściciela,
      • wypis z księgi wieczystej albo odpis umowy notarialnej kupna lokalu wraz z zaświadczeniem o złożeniu wniosku o dokonanie wpisu do księgi wieczystej, adres korespondencyjny właściciela jeśli nie przebywa na stałe w lokalu (np. wynajmuje lokal),
      • udział w nieruchomości wspólnej przypadający na właściciela danego lokalu (zawarty w księdze wieczystej lokalu bądź akcie notarialnym jego sprzedaży),
      • liczbę osób przebywających na stałe w lokalu (liczbę członków gospodarstwa domowego),
    • nadzór nad bieżącą obsługą eksploatacyjną nieruchomości wspólnej poprzez wyszukiwanie usługodawców, negocjowanie warunków zawieranych umów i kontrolę ich wykonania w zakresie:
      • dostawy usług komunalnych: wody, energii cieplnej, energii elektrycznej, gazu, odprowadzenia ścieków oraz wywozu nieczystości stałych i innych umów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania budynku,
      • utrzymania należytego porządku i czystości pomieszczeń oraz urządzeń budynku służących do wspólnego użytku właścicieli lokali,
      • utrzymania należytego porządku i czystości terenu działki, chodnika wzdłuż budynku i innych terenów, jeżeli obowiązek taki wynika z zawartych umów lub obowiązujących przepisów,
      • usługi ochrony obiektu,
    • zapewnienie w miarę zainteresowania potencjalnych najemców/dzierżawców, wynajęcia/wydzierżawienia pomieszczeń i lokali (w tym garaży) położonych w częściach wspólnych nieruchomości, o ile są na ten cel wykorzystywane,
    • zapewnienie w miarę zainteresowania potencjalnych najemców/dzierżawców, wynajęcia/wydzierżawienia na reklamy zewnętrznych ścian oraz dachu budynku, a także innych części nieruchomości wspólnej, o ile na ten cel są wykorzystywane, czynności te mogą nastąpić po podjęciu uchwały przez Wspólnotę Mieszkaniową,
    • wydawanie poświadczeń, zaświadczeń w stosunku do właścicieli lokali dotyczących dodatków mieszkaniowych, pomocy społecznej i innych.
  • Obsługi technicznej:
    • sporządzanie protokołu zdawczo - odbiorczego przejęcia obowiązków zarządcy nieruchomości, jej dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego), eksploatacyjnej i finansowej od dotychczasowego administratora (zarządcy) lub Zarządu Wspólnoty,
    • przechowywanie oraz prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, w tym książki obiektu budowlanego,
    • występowanie do właścicieli lokali z wnioskiem o zezwolenie na wstęp do lokalu, ilekroć jest to niezbędne do przeprowadzenia konserwacji, remontu albo usunięcia awarii w nieruchomości wspólnej, a także w celu wyposażenia budynku, jego części lub innych lokali w dodatkowe instalacje,
    • zapewnienie zabezpieczenia awarii oraz usuwania ich skutków na nieruchomości wspólnej na warunkach określonych w umowie,
    • zapewnienie bieżącej, nieprzerwanej obsługi technicznej nieruchomości poprzez wyszukiwanie wykonawców robót remontowych, negocjowanie warunków zawieranych umów i kontrolę ich wykonania w zakresie:
      • kontroli technicznych, okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie,
      • oceny stanu technicznego oraz wyznaczenia i oszacowania wartości niezbędnych działań inwestycyjnych (remontowych i modernizacyjnych),
      • bieżących napraw i konserwacji nieruchomości wspólnej, a w szczególności dokonywania napraw budynku i jego pomieszczeń wspólnych oraz urządzeń technicznych umożliwiających właścicielom lokali korzystanie z oświetlenia, ogrzewania lokalu, ciepłej i zimnej wody, gazu, domofonu, dźwigów osobowych, zbiorczej anteny telewizyjnej, śmietnika i innych urządzeń należących do wyposażenia nieruchomości wspólnej,
      • remontów i modernizacji nieruchomości wspólnej,
  • Obsługi finansowej: 
    • uzyskanie przez Wspólnotę numeru NIP i REGON (jeśli nie posiada),
    • otwarcie dla Wspólnoty rachunku bankowego (jeśli nie istnieje) i dokonywanie rozliczeń poprzez ten rachunek,
    • prowadzenie ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej - w zakresie i w sposób określony w odrębnej uchwale Wspólnoty,
    • pobieranie i/lub rozliczanie oraz windykacja poniższych płatności właścicieli lokali wnoszonych z góry do dnia 10-go każdego miesiąca:
      • zaliczek na poczet kosztów zarządu nieruchomością wspólną, 
      • pożytków z nieruchomości wspólnej, 
    • prowadzenie rozliczeń, włączając w szczególności sprawdzanie prawidłowości otrzymanych od usługodawców rachunków i faktur oraz dokonywanie płatności na rzecz dostawców do wysokości środków finansowych zgromadzonych na rachunku bankowym: 
      • usług w zakresie eksploatacji,
      • usług technicznych, 
      • innych usług świadczonych na rzecz Wspólnoty, 
      • opłacania podatków, ubezpieczeń i innych opłat publicznoprawnych     przypadających na nieruchomość wspólną, chyba że są one pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali,
    • prowadzenie sprawozdawczości finansowej zgodnie z obowiązującym prawem,
    • przygotowywanie projektów rocznych i wieloletnich planów gospodarczych (rzeczowo-finansowych) zarządzania nieruchomością wspólną, włączając korekty tych planów,
    • sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych Wspólnoty najpóźniej na 15 dni przed terminem zebrania sprawozdawczego.
  • Obsługi zebrań:
    • zwoływanie zebrań sprawozdawczych Wspólnoty raz w roku, nie   później niż do końca pierwszego kwartału każdego roku kalendarzowego,
    • przygotowywanie zebrania włączając w szczególności zapewnienie lokalu umożliwiającego odbycie zebrania oraz przygotowanie porządku zebrania i projektów uchwał Wspólnoty,
    • zawiadamianie właścicieli na piśmie o terminie, miejscu i porządku zebrania, co najmniej na tydzień przed terminem zebrania; w przypadkach zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali - wskazanie treści tej zmiany poprzez podanie porządku zebrania oraz projektów uchwał,
    • obsługa zebrania Wspólnoty, włączając w szczególności protokołowanie przebiegu zebrania, liczenie głosów,
    • niezwłoczne powiadamianie na piśmie każdego właściciela lokalu o treści    uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie.
  • Obsługi prawnej:
    • opracowywanie umów w zakresie obsługi eksploatacyjnej i technicznej nieruchomości wspólnej oraz ich zawieranie, aneksowanie i rozwiązywanie w imieniu i na rzecz Wspólnoty,
    • na wnioski właścicieli opracowywanie uchwał i innych aktów prawnych Wspólnoty pod względem poprawności redakcyjnej i zgodności z prawem.
  • Reprezentacji
    • reprezentowanie Wspólnoty na zewnątrz przed organami administracji państwowej i samorządowej.